「日中はどうしても現場が最優先になりますしね…書類は夜に回すしかないんです」

施設長はそう言って笑いましたが、その表情はどこか疲れ切っていました。
この姿は決して特別ではありません。むしろ、介護の現場では“日中は机に座れない”ことが当たり前になっている職場も多く、本来は日中に行うべき管理業務が、早朝・夜間に圧縮されてしまうケースが数えきれないほどあります。

一方、病院に足を運ぶと、総務、経理、人事、医事課、地域連携室、情報システム部といった部署が整然と並び、業務が分担されている光景を目にします。外から見ると「事務職が多くて羨ましい」と映るかもしれません。

しかし、実際の病院事務も余裕があるとは言い難く、むしろ医療制度改定、行政対応、監査準備、電子カルテの運用、医療安全対策、感染管理……と、増え続けるタスクが職員の時間を奪い続けています。病院は“人が多い”わけではなく、“制度が人を必要とする構造”になっているのです。

ただ、そのうえでやはり強調したいのは——

介護のバックオフィスは、病院以上に“構造的に回りにくい仕組み”のまま運営されているという事実です。その理由を、数字と現場の実態をもとに、あらためて整理してみたいと思います。

病院の7割が中小規模。それでも“ 部署が成立する ”理由

病院のバックオフィス体制（規模別イメージ）

病院のバックオフィスDXが本格的に動き出した

病院は複雑な業務量に押されながらも、DXができる“規模と体制”が整ってきています。

介護は“小規模事業所”が圧倒多数。バックオフィスは“ 個人戦 ”

では、介護はどうか。数字を見れば一目瞭然です。

というように、介護施設の数は病院の比ではありません。数字だけを見ると「巨大な産業」に感じられますが、その内実は大きく異なります。介護施設の多くは、規模が小さく、全国各地に細かく点在しています。つまり “事業所数は多いが、1施設あたりは極めて小規模” という構造です。これは、事業所単位での事務処理が“構造的に重くなる背景”ともいえます。

では、そのバックオフィスの実態はどうか。代表的な施設で見ていくと、次のようになります。

施設種類	規模	バックオフィス
特養	100名規模	1〜3名
老健	100名規模	2〜4名（＋医事2〜4名）
デイサービス	20〜40名	0〜1名（専任なし多数）

驚くべきは、特養の100名規模であっても“事務は1〜3名”。100名の利用者、60〜80名の職員を抱える中で、この人数です。その数名が担う業務は、病院のバックオフィスと大差ありません。

病院では“部署単位”で担うものを、介護ではほぼ1〜2名で担うのです。施設長が現場と事務の両方を抱え込み、夕方にしかデスクに戻れないのは、この構造が原因です。しかも、介護は病院のように情報システム部があるわけでもありません。記録様式ひとつ直すにも、職員同士で相談しながら手作業で修正し、周知し、紙で配布し、回収します。現場に任せざるを得ない環境が続いてきたことで、業務の統一も進みにくい状況があります。

病院も大変。でも介護は“ 構造的にもっと厳しい ”

病院は人数こそ多いものの、業務の専門性や責任の重さから、事務も常に緊張感を持って仕事をしています。DXも進んでいますが、制度改定の頻度と複雑さから、改善が追いついていない側面もあります。一方、介護は人数が少ないうえに、制度も複雑化し、行政対応も増え、採用難も深刻化しています。しかし、その状況に見合うバックオフィス体制にはなっていません。つまり、

この違いが、両者の事務負担を大きく分けています。

など、想定を遥かに超える状況になっています。制度は“大規模化・高度化”しているのに、事業所は“小規模設計”のまま。ここに大きな歪みが生まれています。

私は、今の介護経営が抱える課題の本質は、“事業所ごとの管理”を前提にしている点にあると考えています。これからの介護は、次の方向へ進む必要があります。

① バックオフィスを“法人本部”に集約する

採用・経理・総務・研修・加算管理・DXなど事業所単位ではなく、法人全体で担う仕組みが必要です。

② “紙の業務”を減らし、DXを進める

まずは

など、改善しやすい部分から始めることが重要です。

③ 事業所同士で“共同化”していく

法人内でなくとも、地域で

などの連携が必要になっていきます。
特に①は、現場の負担を劇的に軽減します。

おわりに